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 中國醫藥大學公文處理要點

更新日期 2016-11-04 15:50:51 文號 中華民國105年11月4日文總字第1050014589號函公布 單位 文書組
 內容
中華民國88年07月01日八十七學年度第二學期第二次行政會議修正
中華民國88年11月10日八十八學年度第一學期第四次行政會議修正
中華民國93年08月11日九十三學年度第一學期第一次行政會議修正
中華民國95年09月13日九十五學年度第一學期第二次行政會議修正
中華民國99年01月13日九十八學年度第一學期第六次行政會議修正
中華民國99年01月26日榮總字第0990000855號函公布
中華民國105年11月4日文總字第1050014589號函公布
第一章
總 則
一、
中國醫藥大學(以下簡稱本校)為使公文之處理迅速、確實,特訂定本要點。
二、
本校公文之收文、發文、稽催暨檔案管理,除法令另有規定外,悉依本要點辦理。
第二章
收 文
三、
外來函件經郵政代辦所(外收發)點收、登記(掛號函件)後,個人或單位之一般信件置於班級或單位信箱內,由個人或單位指定人員定時前往領取,下班及假日時間由警衛室人員代收。
電子公文經「教育部公文電子資料交換作業系統」傳送至本校收文端後,匯入電子公文系統。
四、
具名學校之函件及電子公文統由文書組(總收發)點收、掃描並於電子公文系統建檔後傳送給承辦單位登記桌。有時效性之公文應於「限辦日期」欄位註明。
五、
各單位登記桌應每日於電子公文系統簽收及分辦公文,並派員定時至總務處領取公文之紙本附件。
六、
來文涉及二個單位(含)以上者,以來文所敘業務較多或首項業務之單位為承辦單位,承辦單位於收辦後再行會辦。
七、
承辦單位收受之公文,認為非屬本單位承辦者,應敘明理由經單位主管核閱後,退回文書組改分;改分之受文單位如再有意見,則由文書組長協調或簽明理由陳請主任秘書裁定。
八、
未經文書組收件之公文,收文單位於登錄後應送交文書組補辦收文手續。
九、
會辦兩個單位以上之公文,且無關先後順序者,可以並簽進行會辦,以爭取時效。
十、
須隨電子公文陳核之紙本附件,由承辦人設定流程後,列印紙本附件傳遞單,置於卷宗外,於會辦、陳核與用印過程中,均應依速別使用顏色卷宗,區分傳送及處理速度:
最速件用紅色,其處理時限為隨到隨辦。
速件用藍色,其處理時限不超過三天。
普通件用白色,其處理時限不超過六天。
機密件用黃色、或特製之密件袋。
第三章
發 文
十一、
外來文之收辦及發文函稿之撰擬,除密件外,由承辦人員於電子公文系統上簽辦,經單位主管核稿或相關單位會辦後,陳校長或其授權人核判決行。
十二、
外來文或發文之函稿,經校長或其授權人等主管核判決行後,承辦人須於電子公文系統將文稿送文書組結案或發文。
十三、
對校內之發文,可利用校園入口網站公告週知者,應上網公告,視同正式行文,發文時由文書組上網登載即可。
十四、
文書組對文稿內容有疑義時,須與發稿單位聯繫,經文書組長確認及校長室認可後始得修正。
十五、
用印後之函件,影印一份由文書組存檔,校內人員或單位之副本由電子公文系統副知。
十六、
公文裝封前檢齊附件始得封發,依時限、重量登記後貼郵,每月統計郵資,送財務室登帳。
十七、
貼郵後之掛號函件,送郵政代辦所郵寄,大宗郵件或緊急文件需以快捷(遞)方式郵寄者,由文書組逕送郵局處理。
十八、
發函校內單位文件,由文書組直接送達或置放公文櫃內,由各單位定時領取。
十九、
承辦單位為附設醫院或需其協辦之公文,直接送達附設醫院文書組,北港分部或北港附醫之公文則由事務組轉交交通車送達。
二十、
各單位需由文書組寄發之郵件,須註明單位名稱、郵寄方式、郵遞區號,以便登記處理及統計郵資。
二十一、
文書組視公文性質,得以電子交換方式處理者,依相關規定辦理。
第四章
稽 催
二十二、
本校公文稽催,由文書組組長負責,總務長督導。
二十三、
文書組由電子公文系統查詢處理情形;對有時效性之公文,於期限前尚未辦結者,由系統寄送電子郵件通知承辦人;已屆限期仍未簽辦,則簽報上級處理;各單位之處理時間,定期彙整陳報。
二十四、
各級單位主管對所屬承辦之公文,應隨時檢查有無逾限情事,予以督催。
第五章
檔案管理
二十五、
發文人員每月將已發文函件之影本,彙齊送交文書組長查核後,辦理歸檔。
二十六、
借調97年7月31日前之檔案,以與承辦單位業務有關者為限,由申請人申請電子調案單,經單位主管核准後調取,應於七日內歸還。
借調97年8月1日至97年12月7日之檔案,由承辦人員於電子簽核系統自行查詢;借調97年12月8日以後之檔案由承辦人員於電子公文系統自行查詢。
二十七、
對調出之檔案,每逾七日,即進行稽催歸還。
二十八、
97年7月31日以前之檔案每年清理一次,已屆滿保存期限之檔案,繕造銷毀清冊,送原承辦單位審查同意,簽報核准後,會同有關單位派員銷毀。
97年8月1日以後建置於電子簽核系統及電子公文系統之檔案,由資訊中心永久保管。
二十九、
檔案保管年限,依照本校公文保管年限標準表(附件一)辦理。
三十、
本要點經行政會議通過,陳校長發布實施,修正時亦同。

 

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